Legea 589/2004 privind regimul juridic al activitătii electronice notariale


EMITENT: PARLAMENTUL ROMANIEI

Legea 589/2004 privind regimul juridic al activitătii electronice notariale

Parlamentul României adoptã prezenta lege.

Capitolul I – Dispozitii generale

Art. 1 – Prezenta lege stabileste regimul juridic al actelor notariale în formă electronică, îndeplinite de notarul public în cadrul activitătii notariale reglementate prin Legea notarilor publici si a activitătii notariale nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare, precum si de misiunile diplomatice si oficiile consulare ale României.

Art. 2 – (1) Actele notariale în formă electronică instrumentate de notarul public trebuie să îndeplinească, sub sanctiunea nulitătii absolute, următoarele conditii:
a) să fie efectuate în formă electronică;
b) să fie semnate cu semnătura electronică extinsă a notarului public, bazată pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Certificatele emise pentru notarii publici vor contine informatii privind biroul notarial, stabilite prin reglementări de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu;
c) să îndeplinească conditiile de fond prevăzute de lege privind operatiunea juridică pe care o consemnează.
(2) Notarul public si celelalte institutii prevăzute la art. 1 au obligatia să verifice îndeplinirea tuturor conditiilor prevăzute la alin. (1).

Art. 3 – Actele notariale în formă electronică au acelasi regim juridic ca si actele notariale îndeplinite în temeiul Legii nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare.

Art. 4 – (1) Valabilitatea în străinătate a actului notarial în formă electronică este stabilită prin conventii internationale la care România este parte.
(2) Documentele în formă electronică provenind de la autoritătile sau notariatele altui stat pot fi luate în considerare de notarii publici în instrumentarea unui act notarial în formă electronică numai dacă semnăturile electronice străine sunt bazate pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat.

Capitolul II – Competenta notarilor publici în materia actelor notariale în formă electronică

Art. 5 – Următoarele acte notariale pot fi îndeplinite în formă electronică:
a) legalizarea copiilor electronice de pe documentele originale;
b) darea de dată certă prin marcare temporală a documentelor ce îndeplinesc conditiile prevăzute la art. 2 alin. (1) si atestarea locului unde s-au încheiat acestea;
c) primirea si păstrarea în arhiva electronică a documentelor ce îndeplinesc conditiile prevăzute la art. 2 alin. (1);
d) legalizarea traducerilor în formă electronică;
e) eliberarea de duplicate;
f) alte operatiuni prevăzute de lege.

Art. 6 – (1) Notarul public autorizat să efectueze acte notariale în formă electronică are competentă generală, în conditiile prezentei legi.
(2) Competenta celorlalte institutii prevăzute la art. 1 se stabileste în conformitate cu Legea nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare, care se aplică în mod corespunzător.

Capitolul III – Autorizarea notarilor publici pentru efectuarea de acte notariale în formă electronică

Art. 7 – (1) Actele notariale în formă electronică pot fi instrumentate de notarii publici numai după obtinerea unei autorizatii din partea autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.
(2) În vederea emiterii autorizatiei prevăzute la alin. (1), notarii publici trebuie să îndeplinească următoarele conditii:
a) să dispună de mijloace financiare si resurse materiale, tehnice si umane corespunzătoare pentru garantarea securitătii, fiabilitătii si continuitătii serviciilor notariale în formă electronică;
b) să utilizeze un sistem informatic omologat, în conformitate cu normele emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu;
c) să asigure operarea rapidă si sigură a înregistrării actelor notariale în formă electronică, cu respectarea structurii registrelor notariale stabilite prin regulamentul aprobat de Ministerul Justitiei;
d) să asigure posibilitatea de a se determina cu precizie data si ora exactă a întocmirii actului notarial;
e) să dispună de mijloace corespunzătoare, conform dispozitiilor legale si procedurilor descrise în reglementările emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu, pentru verificarea identitătii solicitantului si valabilitatea semnăturii electronice extinse a acestuia;
f) să folosească personal cu cunostinte de specialitate în domeniul tehnologiei semnăturii electronice si o practică suficientă în ceea ce priveste procedurile de securitate corespunzătoare;
g) să aplice procedurile administrative si de gestiune adecvate si care corespund standardelor recunoscute;
h) să adopte măsuri de securitate împotriva falsificării actelor notariale în formă electronică si să garanteze confidentialitatea în cursul procesului de generare si arhivare a acestora;
i) să păstreze toate informatiile cu privire la un act notarial în formă electronică pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create si primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici si Uniunea Natională a Notarilor Publici din România, conform normelor emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu;
j) să utilizeze sisteme omologate pentru arhivarea actelor notariale în formă electronică;
k) orice alte conditii stabilite de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.
(3) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu are obligatia de a notifica Uniunii Nationale a Notarilor Publici din România acordarea fiecărei autorizatii, o dată cu eliberarea acesteia către notarul public care o solicită.
(4) Uniunea Natională a Notarilor Publici din România este obligată să notifice autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu excluderea, suspendarea sau încetarea suspendării din profesie a notarilor publici.

Art. 8 – (1) Notarii publici sunt obligati să notifice, în prealabil, autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu orice modificare a sistemului informatic omologat.
(2) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu se va pronunta asupra avizării modificărilor aduse, în termen de 15 zile de la înregistrarea notificării.

Art. 9 – (1) În cazul modificării datelor de identificare a notarului public sau a biroului notarial, este necesară actualizarea autorizatiei eliberate conform art. 7.
(2) Notarul public are obligatia să notifice autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu, în termen de 24 de ore, orice modificare survenită în legătură cu datele de identificare. Autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu are obligatia să verifice noile date de identificare si, în cazul în care acestea respectă legislatia în vigoare, să actualizeze în cel mult 48 de ore autorizatia detinută de biroul notarial.

Art. 10 – În perioada necesară actualizării autorizatiei sau a suspendării din profesia de notar public este interzisă efectuarea de acte notariale în formă electronică.

Art. 11 – (1) Autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu este obligată să verifice periodic respectarea conditiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j) pentru a supraveghea aplicarea dispozitiilor prezentei legi si a reglementărilor emise de aceasta.
(2) În cazul nerespectării conditiilor prevăzute la art. 7 alin. (2) lit. b), d), e), g), h) si j), autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu dispune suspendarea sau, după caz, retragerea autorizatiei.

Art. 12 – Actele emise de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu în exercitiul atributiilor conferite prin prezenta lege sunt acte administrative si pot fi atacate în conditiile prevăzute de Legea contenciosului administrativ nr. 29/1990, cu modificările ulterioare.

Capitolul IV – Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în formă electronică

Art. 13 – (1) Furnizarea serviciilor specifice efectuării actelor notariale în formă electronică se va realiza de către furnizorii de servicii de certificare calificată, acreditati de către Autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu si Uniunea Natională a Notarilor Publici din România, denumiti în continuare furnizori de servicii electronice notariale.
(2) Furnizorii de servicii electronice notariale îndeplinesc atributiile furnizorilor de servicii de certificare calificată, prevăzute de Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică.

Art. 14 – (1) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligatia de a comunică autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu toate informatiile referitoare la procedurile de securitate si de certificare utilizate, precum si orice alte informatii cerute de aceasta.
(2) Furnizorii de servicii electronice notariale au obligatia de a comunică autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu, cu cel putin 10 zile înainte, orice intentie de modificare a procedurilor de securitate si de certificare, cu precizarea datei si orei la care modificarea intră în vigoare, precum si obligatia de a confirma în termen de 24 de ore modificarea efectuată.
(3) În cazurile de urgentă, în care securitatea serviciilor de certificare este afectată, furnizorul poate efectua modificări ale procedurilor de securitate si de certificare, urmând să comunice, în termen de 24 de ore, autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu modificările efectuate si justificarea deciziei luate.

Capitolul V – Actele notariale în formă electronică

Art. 15 – (1) Actele notariale în formă electronică se îndeplinesc cu respectarea regulilor de fond privind procedura actelor notariale reglementată prin Legea nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare.
(2) Este interzisă utilizarea pseudonimului în efectuarea de acte notariale în formă electronică.

Art. 16 – (1) Cererile pentru întocmirea unui act notarial electronic pot fi înaintate notarului public, în formă electronică, în acest caz fiind semnate cu semnătura electronică extinsă a solicitantului.
(2) În cazul în care cererea este făcută prin reprezentant, se va anexa actul în baza căruia părtile sunt reprezentate, care poate fi si în formă electronică dacă este semnat cu semnătura electronică extinsă a părtilor.

Art. 17 – (1) În termen de 24 de ore de la primirea cererii în formă electronică, notarul public va efectua verificările necesare cu privire la legalitatea actului notarial solicitat, va stabili identitatea părtilor, prin verificarea semnăturii electronice extinse, si va trimite către solicitant un mesaj de răspuns în care va indica, după caz, taxele de timbru si onorariul aferente actului sau motivele de refuz al efectuării actului notarial solicitat în formă electronică.
(2) După primirea confirmării de achitare a taxelor de timbru si a onorariului, notarul public este obligat ca, în termen de 24 de ore, să îndeplinească actul notarial solicitat.
(3) Onorariul va fi stabilit în conformitate cu prevederile art. 28 alin. 2 lit. c) din Legea nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare.
(4) Termenele prevăzute la alin. (1) si (2) pot fi reduse în schimbul unei taxe de urgentă.

Art. 18 – Încheierea notarială electronică prin care se constată îndeplinirea unui act notarial electronic va cuprinde următoarele elemente:
a) adresa electronică a notarului public;
b) denumirea încheierii si numărul acesteia;
c) data si ora îndeplinirii actului notarial electronic;
d) numele si prenumele notarului public;
e) locul unde s-a îndeplinit actul notarial electronic;
f) semnătura electronică extinsă a părtilor, dacă este cazul;
g) semnătura electronică extinsă a solicitantului, în cazul în care acesta este o altă persoană decât partea;
h) semnătura electronică extinsă a notarului public;
i) numărul si data eliberării autorizatiei de îndeplinire a actelor notariale în formă electronică, precum si data expirării autorizatiei.

Art. 19 – (1) Notarul public poate efectua legalizarea copiilor electronice de pe un document în formă materială, care se află în arhiva notarului public sau este prezentat de părti ca original, numai după confruntarea copiei electronice cu originalul în formă materială.
(2) În încheierea notarială electronică prin care se legalizează copia electronică se va face mentiune despre originalul documentului si despre conformitatea copiei electronice cu originalul.
(3) Copiile legalizate electronice de pe documentele din arhiva notarului public se eliberează numai părtilor, succesorilor si reprezentantilor legali ai acestora, precum si persoanelor care justifică un drept sau un interes legitim.

Art. 20 – Încheierea notarială electronică prin care se consemnează primirea în arhiva electronică va cuprinde, pe lângă elementele prevăzute la art. 18, următoarele mentiuni:
a) lista documentelor electronice primite, identificate individual;
b) datele de identificare a deponentului si datele de identificare a persoanei căreia trebuie să i se predea documentele electronice;
c) termenul de păstrare.

Art. 21 – (1) Traducerile în formă electronică pot fi legalizate de notarul public dacă poartă semnătura electronică extinsă a unui traducător autorizat, conform legii.
(2) În cazul prevăzut la alin. (1), încheierea de legalizare va cuprinde elementele prevăzute la art. 18 lit. a)-e), h) si i) si semnătura electronică extinsă a traducătorului autorizat.

Art. 22 – În situatia disparitiei unui act notarial în formă electronică se va proceda la eliberarea duplicatului acelui act, la cererea părtilor sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea arhivei electronice a notarului public care a întocmit initial acel act.

Art. 23 – (1) În cazul în care un act notarial în formă electronică dispare atât de la părti, cât si din arhiva electronică a notarului, reconstituirea se va face de către biroul notarului public care a întocmit actul, cu notificarea prealabilă a tuturor părtilor sau, după caz, a succesorilor acestora, prin consultarea copiei arhivei electronice a notarului.
(2) Dispozitiile alin. (1) se aplică în mod corespunzător si în cazul în care actul notarial dispărut a fost efectuat de institutiile abilitate prevăzute la art. 1.

Capitolul VI – Evidentele notariale electronice

Art. 24 – (1) Notarul public este obligat să păstreze în arhiva electronică actele notariale în formă electronică pe care le instrumentează, pe perioada stabilită în conformitate cu normele tehnice privind activitatea de păstrare a documentelor create si primite de birourile notarilor publici, Camerele notarilor publici si Uniunea Natională a Notarilor Publici din România.
(2) Prevederile art. 102 din Legea nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare, se aplică în mod corespunzător.

Art. 25 – (1) Notarul public va tine la zi un registru general în formă electronică al tuturor actelor notariale în formă electronică pe care le efectuează.
(2) Forma registrului general si modul de tinere si efectuare a înregistrărilor se stabilesc de Ministerul Justitiei, prin reglementări.

Art. 26 – Notarul public va tine si o evidentă financiar-contabilă în formă electronică. Modul de completare si de tinere a acestor evidente se stabileste de Ministerul Finantelor Publice si Ministerul Justitiei prin norme metodologice, în termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi.

Capitolul VII – Registrul notarilor publici autorizati să efectueze acte notariale în formă electronică

Art. 27 – La data intrării în vigoare a prezentei legi se înfiintează Registrul notarilor publici autorizati să efectueze acte notariale în formă electronică, denumit în continuare registru, constituit si actualizat de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.

Art. 28 – (1) Înregistrarea în registrul prevăzut la art. 27 a datelor de identificare si a informatiilor necesare cu privire la activitatea notarilor publici care efectuează acte notariale în formă electronică se face pe bază de cerere individuală, depusă la autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu cel mai târziu la data începerii activitătii.
(2) Continutul obligatoriu al cererii prevăzute la alin. (1) si documentatia necesară se stabilesc de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.

Art. 29 – (1) Registrul este public si se actualizează permanent.
(2) Conditiile tinerii registrului, accesul efectiv la informatiile pe care le contine, informatiile care pot fi oferite solicitantilor si modul de actualizare a registrului se stabilesc de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.

Capitolul VIII – Omologarea sistemelor informatice

Art. 30 – (1) Conformitatea sistemelor informatice utilizate de notarii publici cu normele de securizare a informatiei prelucrate sau arhivate se verifică de către agentii de omologare, persoane juridice de drept public sau de drept privat, agreate de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu, în conditiile stabilite prin reglementări emise de aceasta.
(2) În urma îndeplinirii procedurii de verificare se emite certificatul de omologare a sistemului informatic. Certificatul poate fi retras în cazul în care agentia de omologare constată că sistemul informatic nu mai îndeplineste criteriile prevăzute în normele de securizare a informatiei prelucrate sau arhivate.
(3) Conditiile si procedura de agreare a agentiilor de omologare se stabilesc prin reglementări de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.
(4) Decizia de agreare se emite de către autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.

Capitolul IX – Contraventii si sanctiuni

Art. 31 – Constituie contraventie fapta notarului public care:
a) efectuează acte notariale în formă electronică fără autorizatia prevăzută la art. 7 alin. (1);
b) efectuează acte notariale pe perioada suspendării din profesie sau pe perioada necesară actualizării autorizatiei;
c) omite să efectueze notificarea prevăzută la art. 8 alin. (1);
d) omite să efectueze notificarea prevăzută la art. 9 alin. (2).

Art. 32 – Contraventiile prevăzute la art. 31 se sanctionează după cum urmează:
a) cu amendă de la 10.000.000 lei la 250.000.000 lei, cele de la lit. a) si b);
b) cu amendă de la 5.000.000 lei la 50.000.000 lei, cele de la lit. c) si d).

Art. 33 – Constatarea contraventiilor si aplicarea sanctiunilor prevăzute la art. 31 si 32 sunt de competenta personalului cu atributii de control din cadrul autoritătii de reglementare si supraveghere specializată în domeniu.

Art. 34 – Cuantumul amenzilor prevăzute în prezenta lege poate fi actualizat prin hotărâre a Guvernului, în functie de evolutia indicelui inflatiei.

Art. 35 – Contraventiilor prevăzute la art. 31 le sunt aplicabile prevederile Ordonantei Guvernului nr. 2/2001 privind regimul juridic al contraventiilor, aprobată cu modificări si completări prin Legea nr. 180/2002, cu modificările ulterioare.

Capitolul X – Dispozitii tranzitorii si finale

Art. 36 – Procedura de acordare, actualizare si reînnoire a autorizatiei va fi stabilită de autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu prin reglementări specifice, în termen de 60 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei legi.

Art. 37 – În termen de 60 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi, autoritatea de reglementare si supraveghere specializată în domeniu va elabora reglementările referitoare la normele de performantă si securitate cu privire la sistemele informatice utilizate de notarii publici, transmiterea documentelor electronice si păstrarea acestora în arhive.

Art. 38 – (1) Cheltuielile efectuate pentru investitii, dotări si alte utilităti necesare desfăsurării activitătii electronice notariale se scad din veniturile brute, pe o durată de 2 ani de la începerea acestei activităti.
(2) Cheltuielile pentru modificarea si perfectionarea sistemelor informatice utilizate în activitatea electronică notarială se scad din veniturile impozabile aferente anului fiscal în care s-a efectuat investitia.

Art. 39 – Notarii publici autorizati în conditiile art. 7 vor putea începe activitatea electronică notarială în termen de 90 de zile de la intrarea în vigoare a prezentei legi.

Art. 40 – Dispozitiile prezentei legi se completează cu prevederile Legii nr. 36/1995, cu modificările si completările ulterioare, si ale Legii nr. 455/2001.

Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 si ale art. 76 alin. (2) din Constitutia României, republicată.

  • PRESEDINTELE CAMEREI DEPUTATILOR
  • VALER DORNEANU
  • PRESEDINTELE SENATULUI
  • NICOLAE VACAROIU

Bucuresti, 15 decembrie 2004.
Nr. 589.